于檔案保存環(huán)境及人員流動和檔案利用者的重復調(diào)用影響，每個檔案在存進時候都會寫入相關數(shù)據(jù),記錄檔案的相關息，存放位置等。在需要檔案時,在系統(tǒng)內(nèi)進行檢索,獲取檔案的存放位置,入庫取出檔案后,讀取檔案上標簽的息,在系統(tǒng)中做標注(例如檔案的去向,提取人,用途等)。2.2 RFID 技術的應用及其優(yōu)勢RFID 標簽技術是一種非接觸式的自動識別技術,它通過射頻號自動識別目標對象并獲取相關數(shù)據(jù),識別工作無須人工干預。系統(tǒng)設計方案2.1 解決思路:每份檔案袋都有的RFID電子標簽自動批量進行實物的息采集,是保證實物息準確性，完整性的基礎。技術成熟的低頻至超高頻段的RFID 產(chǎn)品,已廣泛應用于供應鏈管理，資產(chǎn)追蹤，智能交通，智能秤重，人員門禁，集裝箱管理,以及物品防偽等多種領域。針對TTi 的實際應用要求,選擇UHF超高頻的無源電子標簽及其讀寫設備(符合ISOB/C 標準),進行適應性匹配選型,以滿足應用于特殊環(huán)境(如:強電磁場，潮濕環(huán)的記錄在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中。遠距離實現(xiàn)檔案全生命周期的快捷,大大減輕了檔案管理人員的勞動強度,提高了工作效率。完成了檔案庫房升級改造，標準檔案室建設。實現(xiàn)了一體化檔案室管理。智能檔案柜的優(yōu)點1，貯存量大:采用懸掛多層回轉(zhuǎn)擱板,大大增加了有效庫容量。以自動選層柜為例,配12層擱板,每層載3厘米厚度的資料46卷,總庫容量552卷。2，自動:采用電腦聯(lián)網(wǎng)自動控制,實現(xiàn)自動捷徑選層。使用該設備管理文檔資料和物品管理。使檔案管理更加輕松能大幅度的減輕工作人員的勞動強度，操作簡便:工作人員坐在工作臺前,使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉(zhuǎn)運行,直接提取，存放物品。檔案管理輕松化檔案是機構，企，社會組織以及個人從事，經(jīng)濟，科學，文化等各方面活動直接形成的對和社會有保存價值的歷史記錄,是息資源的重要組成部分。檔案室建設是對檔案重要性的體現(xiàn)。檔案庫房升級改造，標準檔案室建設是對檔案日益重要，檔案智能管理的體現(xiàn)。建設一體化檔案室的問題室是當今社會經(jīng)濟發(fā)展的重要事情之一。