ISO20000認(rèn)證的關(guān)鍵點(diǎn) 1. 確保各項(xiàng)服務(wù)管理計(jì)劃均有實(shí)施憑證 服務(wù)管理計(jì)劃憑證指的是服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的審計(jì)憑證。大多數(shù)這些關(guān)于服務(wù)管理計(jì)劃和操作的憑證應(yīng)該存在于正式的文檔，確保各項(xiàng)工作都在按照計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對文檔創(chuàng)建和管理的過程來保證各流程服務(wù)特性被恰當(dāng)?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護(hù)起來的備份策略。 ISO 20000認(rèn)證關(guān)鍵點(diǎn) 服務(wù)管理中的服務(wù)支持人員應(yīng)該具備由適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)所支持的工作能力。組織應(yīng)該對每個(gè)服務(wù)管理角色定義必要的能力，并保證個(gè)人能意識(shí)到他們自己的工作對整個(gè)服務(wù)上下的重要性以及對服務(wù)品質(zhì)完成的必要性。組織應(yīng)該提供培訓(xùn)或采取行動(dòng)來滿足這些需要，并實(shí)施行動(dòng)有效性的評估。 組織應(yīng)該開發(fā)和加強(qiáng)員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過程中，應(yīng)該針對職位的描述、服務(wù)管理目標(biāo)和整個(gè)服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)檢查職位申請人的情況有效性，確定申請人的特長、弱點(diǎn)和潛在能力。為了安置新的或擴(kuò)展服務(wù)的員工，使用新技術(shù)，安排服務(wù)管理人員開發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不斷計(jì)劃和填補(bǔ)由于人員周轉(zhuǎn)造成的缺口。員工應(yīng)該在服務(wù)管理相關(guān)領(lǐng)域得到訓(xùn)練，應(yīng)該開發(fā)他們的團(tuán)隊(duì)工作和領(lǐng)導(dǎo)技能。對每個(gè)人的訓(xùn)練記錄以及訓(xùn)練的說明應(yīng)該被保留。 文檔管理 概述 每一個(gè)組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實(shí)施所有IT服務(wù)所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計(jì)劃，用以規(guī)范、細(xì)化相關(guān)的活動(dòng)，使管理使命、目標(biāo)得以落實(shí)。這些管理政策、計(jì)劃、活動(dòng)記錄將以文檔作為載體進(jìn)行保存，并在實(shí)施過程中指導(dǎo)服務(wù)開展，成為落實(shí)服務(wù)管理政策、計(jì)劃的保障和檢驗(yàn)實(shí)施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對文檔創(chuàng)建和管理的過程，用以確保服務(wù)特性、管理政策、計(jì)劃被適時(shí)的、恰當(dāng)?shù)拿枋?，以便控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關(guān)的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進(jìn)行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對文檔的版本進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保文件的 有效性。一般來說這些文檔是長期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質(zhì)量文檔：質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過程和程序、要求的記錄，以確保服務(wù)管理的有效計(jì)劃、運(yùn)行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問控制：文檔訪問控制實(shí)質(zhì)上是對文檔訪問者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問者對不同類型的文檔進(jìn)行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶，才允許對相應(yīng)的文檔進(jìn)行相關(guān)操作。 目標(biāo) 文檔管理的目的在提供服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的憑證，以達(dá)到有效管理和實(shí)施IT服務(wù)的政策和框架這一目標(biāo)。為達(dá)到這一目標(biāo)需要通過以下幾個(gè)方面來實(shí)現(xiàn)： (1) 完善組織的質(zhì)量文檔管理，控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評審、批準(zhǔn)、保持、銷毀和控制的程序和職責(zé)。 (3) 滿足組織文檔內(nèi)容管理需求，包括建立組織文檔體系架構(gòu)，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對不同類別的文檔的生命周期進(jìn)行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機(jī)制以確保文檔的可用性，并針對不同類型的文檔進(jìn)行分級分類的信息管理，文檔訪問控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務(wù)提供者的管理難度，推動(dòng)質(zhì)量體系的落地、促進(jìn)各流程工作的開展。 與其他流程的關(guān)系 文檔管理工作是質(zhì)量體系實(shí)施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實(shí)施就是制定策略及計(jì)劃，按照計(jì)劃實(shí)施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過程。當(dāng)然，ISO 20000實(shí)施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛，其中有很多是服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級協(xié)議、方法等，但更加關(guān)鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當(dāng)具體工作和活動(dòng)執(zhí)行過后，文檔就成了審計(jì)的憑證。所以，我們可以說，文檔管理與ISO 20000各個(gè)流程都息息相關(guān)，其專業(yè)化程度可以是反映整個(gè)ISO 20000管理水平的一個(gè)側(cè)面。 文檔訪問控制需按照信息管理流程要求進(jìn)行對文檔進(jìn)行分級，并對不同分級的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。 活動(dòng)和過程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個(gè)角度進(jìn)行，包括從保存介質(zhì)上的分類、從內(nèi)容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來說，文檔從內(nèi)容上分類可分為管理文檔、技術(shù)文檔；從保存介質(zhì)上分，可分為紙質(zhì)文檔、電子文檔；從使用范圍來分可分為公開使用、內(nèi)部使用等。 不同的文檔分類方式，對于文檔管理的意義也是不同的，例如對文檔內(nèi)容的分類，旨在建立文檔知識(shí)體系架構(gòu)，一方面通過統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構(gòu)能清晰地對已有的各個(gè)流程的進(jìn)展情況進(jìn)行管理、跟蹤、審計(jì)，另一方面文檔分類也可指導(dǎo)組織的知識(shí)體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對文檔訪問控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過程中應(yīng)符合信息管理流程的相關(guān)要求。受控文檔應(yīng)做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準(zhǔn) 文檔需按文檔編寫規(guī)范進(jìn)行編寫，文檔內(nèi)容在發(fā)布前須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)孛枋龉芾碚?、?jì)劃，確保文檔內(nèi)容的真實(shí)性。經(jīng)審核的文檔由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可進(jìn)行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交，經(jīng)由相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關(guān)處所。為使閱覽者得到和使用相關(guān)文檔的有效版本，文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內(nèi)容、年度、部門等情況定期進(jìn)行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對文檔進(jìn)行分級，對文檔及文檔的歷史版本進(jìn)行訪問控制，設(shè)定各類文檔的訪問列表，并通過工具的使用確保文檔被適當(dāng)保護(hù)的同時(shí)也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關(guān)管理人員進(jìn)行修改，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后進(jìn)行發(fā)布，替換老版本。 紙質(zhì)文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準(zhǔn)外，一律采用以舊換新方法進(jìn)行?；厥瘴臋n的文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的保管，機(jī)密文件應(yīng)集中銷毀。 (6) 文檔權(quán)限管理 文檔權(quán)限管理又稱文檔訪問控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進(jìn)行分級，并對不同分級的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，控制文檔的訪問者，確保信息。文檔權(quán)限管理包括對文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權(quán)限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應(yīng)不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對文檔，特別是質(zhì)量體系文檔提出在規(guī)定時(shí)間內(nèi)至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計(jì)劃，檢驗(yàn)落實(shí)情況，督促文檔及時(shí)修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對文檔進(jìn)行內(nèi)容分類，概括同類文檔的共同點(diǎn)，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對文檔進(jìn)行分類管理，通過經(jīng)驗(yàn)累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對文檔進(jìn)行分類，不同類別的文檔使用相應(yīng)的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責(zé) (1) 文檔管理員 負(fù)責(zé)管理各類文檔，擬定文檔修訂計(jì)劃，根據(jù)管理要求對各類文檔進(jìn)行分級，設(shè)置不同級別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)一個(gè)或多個(gè)文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負(fù)責(zé)文檔合規(guī)性管理及審計(jì)。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺(tái) 文檔分散為文檔管理帶來許多問題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺(tái)后，可通過集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺(tái)上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機(jī)制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權(quán)限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。 (2) 制度評審體制 為保證各類流程管理制度及時(shí)更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設(shè)活動(dòng)，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計(jì)劃，定期組織制度評審會(huì)，對流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進(jìn)行評審。制度評審會(huì)對流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性和操作性進(jìn)行評估，并及時(shí)廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時(shí)優(yōu)化，同時(shí)通過制度評審會(huì)，組織內(nèi)部對各流程管理制度達(dá)成一致的見解，為管理流程的落實(shí)做好鋪墊。 (3) 關(guān)鍵指標(biāo)KPI指標(biāo)的設(shè)置 文檔管理成功與否在于兩點(diǎn)：其一是否建立合理的文檔管理體系。文檔管理體系可通過規(guī)范各類文檔的定義，規(guī)范文檔的編寫，定義各項(xiàng)工作的可交付文檔，以此來檢查各項(xiàng)工作的開展情況，也便于對文檔的日常維護(hù)和查找。當(dāng)然，合理的文檔管理體系不是一朝一夕能夠建成的，需要長期累積，并在實(shí)施中不斷完善，適應(yīng)不斷變化的管理要求。 文檔管理另一個(gè)要求就是能夠控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本；為保證各管理流程根據(jù)實(shí)際工作情況整理修訂流程管理文檔，文檔管理需在每年制定詳細(xì)的文檔修訂計(jì)劃，以此督促各流程文檔在規(guī)定期限內(nèi)至少修訂一次，并以此作為文檔管理流程的KPI值，例如ISO 20000管理文檔中的一、二、三級文檔在一年內(nèi)的修訂率達(dá)到。

ISO14001 體系推行步驟推行ISO14001：2015應(yīng)完成的62件事項(xiàng)： 1.?召開ISO14001：2015推行動(dòng)員大會(huì)， 是全廠人員參與，包括老板2. 任命環(huán)境管理者代表 雖說標(biāo)準(zhǔn)未要求誰來做，但 是企業(yè)第二或第三負(fù)責(zé)人，這樣在執(zhí)行時(shí)會(huì)事半功倍，管理者代表任命書應(yīng)由老板簽發(fā)3. 確定各部門在推行ISO14001：2015中應(yīng)扮演的角色及職責(zé)4.?每個(gè)部門應(yīng)有一個(gè)代表，成立一個(gè)推行小組，起到聯(lián)絡(luò)各部門的作用5. 運(yùn)作流程圖是指各部門日常工作的一個(gè)流程，工序流程圖是指生產(chǎn)或檢查工序的一個(gè)流程圖6. 便于掌握認(rèn)證范圍，及相關(guān)工作的展開；應(yīng)統(tǒng)計(jì)廠房面積7. 描述廠房四周的建筑物(包括道路)8. 管道從哪里進(jìn)，哪里出，并且相關(guān)井蓋，化糞池的位置，不同管道用顏色標(biāo)出9. 對推行小組成員進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)培訓(xùn)，環(huán)境因素識(shí)別培訓(xùn)10. 確定流程的輸入及輸出的環(huán)境因素，確定流程的潛在與意外環(huán)境因素11. 由管理者代表會(huì)同環(huán)境推行小組確定公司重大環(huán)境因素12. 由采購依照公司化學(xué)品清單向供貨商收集化學(xué)品的MSDS13. 由工程部制定內(nèi)部化學(xué)品的MSDS14. 由有資格人員對我司活動(dòng)所涉及法律法規(guī)進(jìn)行文本收集并制作清單并評審其符合性，由市場部對客戶要求進(jìn)行收集制作清單并評審其符合性15. 由 管理者批準(zhǔn)發(fā)布公司的環(huán)境方針16. 由采購/市場同事將環(huán)境方針對外宣傳17. 由人事及行政部將環(huán)境方針對內(nèi)宣傳，制作標(biāo)識(shí)牌，在全廠內(nèi)發(fā)公司不使用含磷洗滌劑的通告18. 由相關(guān)單位與其相關(guān)方簽訂環(huán)境協(xié)議19. 由管理者代表制訂環(huán)境手冊，應(yīng)包括工藝流程圖，公司環(huán)境組織架構(gòu)圖，小區(qū)平面圖，管理者代表任命書等附件，包括公司簡介，環(huán)境方針，對程序文件引用等內(nèi)容20. 由推行專員或各部門負(fù)責(zé)人制定，可與質(zhì)量體系通用六份文件，總文件一般十二份比較適宜21. 對化學(xué)品的管理，對能源消耗的管理，對消防設(shè)施器材的管理，對水電設(shè)施的管理，對電梯的管理，MSDS，及環(huán)境組織職責(zé)都應(yīng)寫指引22. 環(huán)境因素識(shí)別表格，與供貨商相關(guān)的表格，指引文件所產(chǎn)生的表格，記錄等23. 將體系文件發(fā)行，并對各級人員進(jìn)行培訓(xùn)24. 收集上年相關(guān)數(shù)據(jù)指針，不用太復(fù)雜，看得出每月用多少就可以了或單位用量25. 每月出貨總數(shù)的統(tǒng)計(jì)26. 每月產(chǎn)品總報(bào)廢率(生產(chǎn))統(tǒng)計(jì)27. 依照上年的數(shù)據(jù)制訂經(jīng)努力就能達(dá)到的目標(biāo)指針方案28. 制定監(jiān)測與測量計(jì)劃29. 委托有資質(zhì)的機(jī)構(gòu)對公司廢水、吉林遼源當(dāng)?shù)貜U氣、吉林遼源當(dāng)?shù)卦胍襞欧胚M(jìn)行監(jiān)測30. 全廠實(shí)施垃圾分類，檢查、吉林遼源當(dāng)?shù)丶m正其正確性31. 各部門危險(xiǎn)廢棄物與行政部的交收記錄32. 策劃消防演習(xí)并組織全廠人員參加實(shí)施33. 統(tǒng)一編號，清單制作，檢查保養(yǎng)記錄(包括警鈴，指示燈，指示牌)34. 策劃化學(xué)品泄漏演習(xí)并組織倉庫/生產(chǎn)/保安等相關(guān)人員參加實(shí)施35. 火災(zāi)，化學(xué)品/油品泄漏，缺水，斷電，人員短缺，等應(yīng)急措施36. 化學(xué)品存儲(chǔ)應(yīng)遵守酸堿/固液體/氧化劑還原劑/易燃品助燃品分開放置原則；通風(fēng)/防爆燈/防爆扇/防泄漏裝置/消防砂/濕度控制/標(biāo)識(shí)/危險(xiǎn)品標(biāo)志/增加防護(hù)用品/滅火器放在門外/開關(guān)插座裝在門外/專人管理。37. 司機(jī)/醫(yī)護(hù)人員/廢水處理人員/審核員/法律法規(guī)收集人員/特殊工種人員等上崗資格證明38. 各種管道標(biāo)識(shí)名稱、吉林遼源本地流向箭頭，機(jī)器漏油漏水用桶接住，設(shè)施定期檢查保養(yǎng)39. 對客戶環(huán)保要求的識(shí)別，如RoHS＆WEEE的要求，并且進(jìn)行評審其符合性，并以文件的形式通知采購部40. 采購部依據(jù)客戶的環(huán)保要求對原材料進(jìn)行采購并要求提供相關(guān)檢測報(bào)告，如SGS報(bào)告41. 全廠進(jìn)行環(huán)境體系試運(yùn)行，垃圾分類并依規(guī)定處理，廢水/廢氣/噪音達(dá)標(biāo)排放，能源消耗節(jié)約制度執(zhí)行，報(bào)廢率控制，相關(guān)設(shè)施(水、吉林遼源電、吉林遼源附近消防)定期檢查保養(yǎng)維修，環(huán)境信息交流42. 對環(huán)境推行小組成員進(jìn)內(nèi)審員培訓(xùn)，合格發(fā)證43. 包括廠房、吉林遼源本地廢水處理設(shè)施、吉林遼源同城及新進(jìn)設(shè)備其它設(shè)施都應(yīng)有此報(bào)告44. 由環(huán)保分局開出，證明公司近二年從未受過處罰及三廢均達(dá)標(biāo)排放45. 由公安局消防大隊(duì)對公司的消防設(shè)施進(jìn)行驗(yàn)收并開出的合格意見書46. 由環(huán)保局頒發(fā)公司的廢水處理設(shè)施允許排出的一個(gè)資格證47. 環(huán)保局定期對公司的廢水處理設(shè)施進(jìn)行監(jiān)測的結(jié)果48. 如公司所使用的 49. 公司防雷設(shè)施需定期監(jiān)測50. 危險(xiǎn)廢物經(jīng)營許可證/營業(yè)執(zhí)照/特種行業(yè)經(jīng)營許可證51. 公司的廢棄物處置必須與回收商簽訂回收協(xié)議52. 危險(xiǎn)廢物轉(zhuǎn)移五聯(lián)單，可回收廢棄物的變賣記錄53. 在培訓(xùn)合格人員里選取審核員/確定審核組長執(zhí)行環(huán)境體系內(nèi)部審核54. 對內(nèi)審不符合項(xiàng)進(jìn)行由點(diǎn)到面的改善55. 由CEO主持召開管理評審會(huì)議，各部門提供相關(guān)報(bào)告，檢討運(yùn)行以來工作情況，并提出下次需跟進(jìn)事項(xiàng)56. 對各單位負(fù)責(zé)人，推行員進(jìn)行認(rèn)證前的培訓(xùn)，提醒大家應(yīng)注意的問題及如何回答問題57. 提請認(rèn)證公司預(yù)審58. 檢討在運(yùn)行過程中遇到的問題，并討論如何改善59. 對預(yù)審提出的不符合項(xiàng)進(jìn)行由點(diǎn)到面的改善60. 迎接認(rèn)證公司的正審61. 對正審提出的不符合項(xiàng)進(jìn)行即刻改善關(guān)閉62. 由認(rèn)證公司發(fā)證