ISO9001認(rèn)證企業(yè)中，對(duì)于質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行，領(lǐng)導(dǎo)所發(fā)揮的作用是首要因素，加強(qiáng)對(duì)員工的培訓(xùn)是基礎(chǔ)，全員參與到ISO9001質(zhì)量管理體系運(yùn)行中是根本，顧客關(guān)注是質(zhì)量管理的焦點(diǎn)，過(guò)程方法是ISO9001體系有效運(yùn)行的手段，而持續(xù)改進(jìn)是體系有效運(yùn)行的目標(biāo)。 1、、東莞ISO9001認(rèn)證堅(jiān)持體系的持續(xù)改進(jìn) 持續(xù)改進(jìn)是組織管理的一個(gè)永恒目標(biāo)。質(zhì)量管理體系必須不斷完善和改進(jìn)，不斷地發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，找出原因，進(jìn)行改進(jìn)，才能適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展和外部環(huán)境的變化。持續(xù)改進(jìn)才能使企業(yè)的質(zhì)量管理體系總是處在良性循環(huán)發(fā)展之中，才能保持質(zhì)量管理體系的持續(xù)有效運(yùn)行。一是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)質(zhì)量改進(jìn)要予以足夠重視，創(chuàng)造必要的條件，包括向每一位員工提供有關(guān)持續(xù)改進(jìn)的方法和工具方面的教育和培訓(xùn)。二是要鼓勵(lì)性的活動(dòng)，貫徹為主的思想，積極尋求和準(zhǔn)確把握進(jìn)行質(zhì)量改進(jìn)的機(jī)會(huì)。著眼于問(wèn)題的，而不是等出了問(wèn)題、造成了質(zhì)量損失再去改進(jìn)；三是要周期性按照”卓越””標(biāo)桿”的準(zhǔn)則進(jìn)行評(píng)價(jià)，識(shí)別具有改進(jìn)潛力的區(qū)域，同時(shí)制定相應(yīng)的改進(jìn)措施和目標(biāo)，以指導(dǎo)和跟蹤改進(jìn)活動(dòng)，并且對(duì)任何改進(jìn)給予規(guī)范，以確保持續(xù)改進(jìn)過(guò)程的有效性。 2．東莞ISO9001認(rèn)證加強(qiáng)質(zhì)量培訓(xùn)，提高質(zhì)量意識(shí) 質(zhì)量體系運(yùn)行的有效性與員工的質(zhì)量意識(shí)和能力密不可分，若要質(zhì)量意識(shí)加強(qiáng)質(zhì)量管理水平，就要抓好質(zhì)量管理培訓(xùn)。質(zhì)量管理培訓(xùn)內(nèi)容由質(zhì)量意識(shí)、質(zhì)量知識(shí)和質(zhì)量技能培訓(xùn)組成，是一個(gè)要求不斷提高的縱向過(guò)程；對(duì)培訓(xùn)對(duì)象而言，是一個(gè)從高層領(lǐng)導(dǎo)到質(zhì)量管理人員，再到一線操作人員的全員培訓(xùn)，這是一個(gè)橫向過(guò)程。 質(zhì)量管理培訓(xùn)的前提是提高企業(yè)員工的質(zhì)量意識(shí)，首先要求各級(jí)員工理解本崗位工作在質(zhì)量管理體系中的作用和意義，明確并履行各自的崗位職責(zé)，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的質(zhì)量目標(biāo)做出積極貢獻(xiàn)。然后針對(duì)所有從事與質(zhì)量有關(guān)的工作的員工進(jìn)行不同層次的培訓(xùn)。對(duì)領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)以質(zhì)量法律法規(guī)、經(jīng)營(yíng)理念、決策方法等著重于質(zhì)量管理理論和方法以及質(zhì)量管理的技術(shù)內(nèi)容和人文因素，特別是基層領(lǐng)導(dǎo)干部要正確看待傳統(tǒng)管理方式和質(zhì)量管理體系標(biāo)準(zhǔn)的異同，正確處理習(xí)慣思維與質(zhì)量管理體系的要求的矛盾，充分發(fā)揮橋梁和紐帶作用。對(duì)一線員工培訓(xùn)則應(yīng)以本崗位質(zhì)量控制和質(zhì)量保證所需知識(shí)為主。同時(shí)抓好技能培訓(xùn)，主要指直接為保證和提高工程質(zhì)量所需的專業(yè)技術(shù)和操作技能。對(duì)技術(shù)人員而言，主要進(jìn)行專業(yè)技術(shù)的更新和補(bǔ)充，學(xué)習(xí)新方法，掌握新技術(shù)；在工作方法和操作技術(shù)方面要加強(qiáng)對(duì)各類專項(xiàng)人員的培訓(xùn)，如對(duì)內(nèi)審人員、特殊工序人員、操作人員等。只有不斷加強(qiáng)對(duì)體系文件的學(xué)習(xí)，才能使人人掌握體系文件的要求，加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量管理體系基礎(chǔ)的理解，各種誤解，把文件化的標(biāo)準(zhǔn)與實(shí)際工作有機(jī)地結(jié)合起來(lái)，真正做到“寫到的就要做到”。 通過(guò)扎實(shí)的培訓(xùn)使所有員工明白，質(zhì)量管理需要各個(gè)環(huán)節(jié)的密切配合，需要全員的共同參與。由各部門與各基層單位以及崗位操作者組成質(zhì)量管理鏈的各個(gè)節(jié)點(diǎn)中只要出現(xiàn)一個(gè)節(jié)點(diǎn)的失控，都會(huì)導(dǎo)致質(zhì)量管理運(yùn)行不暢。因此大家都應(yīng)齊心協(xié)力完成其在服務(wù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程中所承擔(dān)的工作職能。每位員工必須清楚了解服務(wù)符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求的重要性，以及不符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)或要求將會(huì)造成的損失，進(jìn)而自覺(jué)地去識(shí)別和解決服務(wù)過(guò)程中隨時(shí)可能出現(xiàn)的問(wèn)題。只有“ 次”就把事情做好，減少差錯(cuò)，防微杜漸，才可實(shí)現(xiàn)以 的成本創(chuàng)造 的效益，體系才能有效運(yùn)行。 3、東莞ISO9001認(rèn)證以質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)，整合各種體系問(wèn)的關(guān)系 任何一個(gè)企業(yè)的管理體系均由多個(gè)部分構(gòu)成，如經(jīng)營(yíng)管理體系、質(zhì)量管理體系、財(cái)務(wù)管理體系，HSE管理體系等，這些體系的運(yùn)作是相輔相成的，可以將所有的體系整合成一個(gè)有機(jī)的整體。如果各自為政，企業(yè)文件體系勢(shì)必越來(lái)越大，越來(lái)越亂，重復(fù)、抵制或矛盾的文件和制度會(huì)與日俱增。整合的方法不妨按照標(biāo)準(zhǔn)化原理，以ISO9001標(biāo)準(zhǔn)制定的質(zhì)量管理體系為基礎(chǔ)來(lái)整合其他體系，整合一定要保持不同體系文件的特殊性和獨(dú)立性，同時(shí)還要滿足企業(yè)文件管理的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。對(duì)企業(yè)所有的規(guī)范性文件進(jìn)行”簡(jiǎn)化、統(tǒng)一、協(xié)調(diào)、優(yōu)化”，達(dá)成一致，并盡可能升華為企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，這無(wú)疑會(huì)對(duì)企業(yè)在管理上帶來(lái)巨大的效益。企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)越多，體系就會(huì)越完善，體系完善是對(duì)“文山會(huì)?！庇行У目刂?。 4、東莞ISO9001認(rèn)證改善質(zhì)量投入結(jié)構(gòu)，加強(qiáng)質(zhì)量管理的過(guò)程控制 工藝和技術(shù)裝備水平是保證施工質(zhì)量、提高經(jīng)濟(jì)效益的根本手段，也是質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的物質(zhì)基礎(chǔ)和前提條件。提高工藝和技術(shù)裝備水平必須注重質(zhì)量的投入，必須克服片面強(qiáng)調(diào)眼前經(jīng)濟(jì)效益的傾向。要建立健全科學(xué)的投入機(jī)制，不斷改善質(zhì)量的投入結(jié)構(gòu)，盡力向教育培訓(xùn)和加大工藝、技術(shù)科技方面傾斜。 質(zhì)量管理體系是通過(guò)過(guò)程來(lái)實(shí)施的，要提高質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性，就必須對(duì)過(guò)程進(jìn)行控制。過(guò)程控制的重點(diǎn)要抓工藝管理，工藝是工程施工過(guò)程中活躍的因素，操作規(guī)程管理、生產(chǎn)管理、材料管理、人力調(diào)配、生產(chǎn)環(huán)境等都要由操作規(guī)程提供基本依據(jù)(簡(jiǎn)稱人、機(jī)、料、法、環(huán))。工程質(zhì)量的符合性主要是施工過(guò)程中實(shí)施的。加強(qiáng)施工過(guò)程中的質(zhì)量管理，對(duì)過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格的控制，是提高工程施工質(zhì)量的有效途徑。這就要求我們對(duì)施工過(guò)程中的關(guān)鍵工序進(jìn)行識(shí)別，強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵過(guò)程，對(duì)關(guān)鍵過(guò)程進(jìn)行重點(diǎn)控制，定期檢查，及時(shí)糾正違反規(guī)定的行為。過(guò)程的監(jiān)視與測(cè)量是ISO9001:2008標(biāo)準(zhǔn)的要求之一，而監(jiān)視與測(cè)量活動(dòng)的有效性與效率，在相當(dāng)大的程度上了取決于監(jiān)視和測(cè)量方法的適應(yīng)性。適宜的監(jiān)視和測(cè)量方法可以引導(dǎo)我們通過(guò)對(duì)過(guò)程的持續(xù)改進(jìn)達(dá)到提率和效益的目標(biāo)。 5、東莞ISO9001認(rèn)證強(qiáng)化內(nèi)審和管理評(píng)審的力度 內(nèi)審和管理評(píng)審是企業(yè)質(zhì)量管理體系的主要自我激勵(lì)機(jī)制，是實(shí)現(xiàn)體系自我完善的重要手段，首先要從時(shí)間上、資源上予以保證，做好內(nèi)審和管理評(píng)審的計(jì)劃，并務(wù)必按計(jì)劃進(jìn)行，并把重點(diǎn)放在產(chǎn)品質(zhì)量的關(guān)鍵過(guò)程上。其次是加大審核力度，保證評(píng)審質(zhì)量，內(nèi)部審核是克服組織的惰性和促使質(zhì)量體系有效運(yùn)行的動(dòng)力，是質(zhì)量體系自我約束并通過(guò)改進(jìn)達(dá)到自我完善的重要手段。內(nèi)審方式要不斷的改進(jìn)，要對(duì)薄弱的和重要的部門和單位增加審核頻次，對(duì)不同階段出現(xiàn)的問(wèn)題點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)審核。對(duì)內(nèi)審出現(xiàn)的不符合項(xiàng)必須抓好糾正和措施的制定、落實(shí)及效果檢查，對(duì)潛在的不合格有效，通過(guò)糾正及措施的實(shí)施促進(jìn)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行，使質(zhì)量體系形成自我改善、自我約束、自我改進(jìn)的機(jī)制。管理評(píng)審不僅是為了確定企業(yè)的質(zhì)量方針、目標(biāo)的總體是否有效，及時(shí)討論和解決質(zhì)量管理體系的重大問(wèn)題，更是保證體系持續(xù)改進(jìn)的重要手段，不僅要解決好評(píng)審輸入、還要解決好評(píng)審輸出，就是要根據(jù)技術(shù)進(jìn)步、市場(chǎng)、質(zhì)量概念、顧客需求等變化對(duì)質(zhì)量管理體系的適宜性做出評(píng)價(jià)，以使企業(yè)永不落伍。 6東莞ISO9001認(rèn)證中領(lǐng)導(dǎo)作用，推動(dòng)體系有效運(yùn)行 管理者對(duì)質(zhì)量管理的高度重視和正確的領(lǐng)導(dǎo)方式是提高質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行的關(guān)鍵因素。各級(jí)管理者要明確自己在整個(gè)質(zhì)量管理體系中或其中某一過(guò)程內(nèi)，處于什么樣的地位，自己的質(zhì)量職責(zé)是什么，用什么方法去實(shí)現(xiàn)，執(zhí)行什么程度，才能滿足質(zhì)量管理體系的要求。各級(jí)管理者必須以身作則，不折不扣地完成自己負(fù)責(zé)的質(zhì)量職能及質(zhì)量活動(dòng)，并帶動(dòng)各級(jí)相關(guān)人員完成質(zhì)量職責(zé)。其次，推行質(zhì)量目標(biāo)責(zé)任制，將組織的質(zhì)量職能活動(dòng)層層分解，落實(shí)到人，實(shí)施質(zhì)量目標(biāo)管理，嚴(yán)格考核和獎(jiǎng)懲。再次，為有關(guān)的過(guò)程、部門的質(zhì)量職能質(zhì)量活動(dòng)提供履行質(zhì)量管理體系要求的指導(dǎo)性文件和評(píng)價(jià)準(zhǔn)則，諸如作業(yè)指導(dǎo)書、評(píng)價(jià)與驗(yàn)證規(guī)范等，并配置必要的資源。 ，管理者還要做好組織和協(xié)調(diào)工作，強(qiáng)化日常的監(jiān)督管理和信息反饋機(jī)制。及時(shí)了解、溝通質(zhì)量管理體系的運(yùn)行情況以及各部門、各崗位的業(yè)績(jī)與問(wèn)題，針對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題采取糾正措施與措施。 ISO9001標(biāo)準(zhǔn)描述的質(zhì)量活動(dòng)并不涵蓋企業(yè)所需要的所有質(zhì)量活動(dòng)，就需要在運(yùn)行實(shí)踐中識(shí)別企業(yè)特有的質(zhì)量活動(dòng)及其過(guò)程控制方法，不斷改進(jìn)和不斷創(chuàng)新，確保質(zhì)量體系的適宜性和有效性，保持對(duì)市場(chǎng)變化的快速反應(yīng)。企業(yè)的生命在于持續(xù)的質(zhì)量改進(jìn)與創(chuàng)新。

ISO20000認(rèn)證的關(guān)鍵點(diǎn) 1. 確保各項(xiàng)服務(wù)管理計(jì)劃均有實(shí)施憑證 服務(wù)管理計(jì)劃憑證指的是服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的審計(jì)憑證。大多數(shù)這些關(guān)于服務(wù)管理計(jì)劃和操作的憑證應(yīng)該存在于正式的文檔，確保各項(xiàng)工作都在按照計(jì)劃進(jìn)行實(shí)施。 2. 文檔管理規(guī)范 針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過(guò)程來(lái)保證各流程服務(wù)特性被恰當(dāng)?shù)拿枋觥? 3. 各類文檔的存檔方式 為確保已有憑證的可用性，需要建立起一套將各類文檔保護(hù)起來(lái)的備份策略。 ISO 20000認(rèn)證關(guān)鍵點(diǎn) 服務(wù)管理中的服務(wù)支持人員應(yīng)該具備由適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)所支持的工作能力。組織應(yīng)該對(duì)每個(gè)服務(wù)管理角色定義必要的能力，并保證個(gè)人能意識(shí)到他們自己的工作對(duì)整個(gè)服務(wù)上下的重要性以及對(duì)服務(wù)品質(zhì)完成的必要性。組織應(yīng)該提供培訓(xùn)或采取行動(dòng)來(lái)滿足這些需要，并實(shí)施行動(dòng)有效性的評(píng)估。 組織應(yīng)該開發(fā)和加強(qiáng)員工工作的專業(yè)能力。在征召新人的過(guò)程中，應(yīng)該針對(duì)職位的描述、服務(wù)管理目標(biāo)和整個(gè)服務(wù)質(zhì)量目標(biāo)檢查職位申請(qǐng)人的情況有效性，確定申請(qǐng)人的特長(zhǎng)、弱點(diǎn)和潛在能力。為了安置新的或擴(kuò)展服務(wù)的員工，使用新技術(shù)，安排服務(wù)管理人員開發(fā)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，不斷計(jì)劃和填補(bǔ)由于人員周轉(zhuǎn)造成的缺口。員工應(yīng)該在服務(wù)管理相關(guān)領(lǐng)域得到訓(xùn)練，應(yīng)該開發(fā)他們的團(tuán)隊(duì)工作和領(lǐng)導(dǎo)技能。對(duì)每個(gè)人的訓(xùn)練記錄以及訓(xùn)練的說(shuō)明應(yīng)該被保留。 文檔管理 概述 每一個(gè)組織都希望結(jié)合自身特色有效管理和實(shí)施所有IT服務(wù)所需的方針和框架，這就意味著需要制定恰當(dāng)合理的管理政策、計(jì)劃，用以規(guī)范、細(xì)化相關(guān)的活動(dòng)，使管理使命、目標(biāo)得以落實(shí)。這些管理政策、計(jì)劃、活動(dòng)記錄將以文檔作為載體進(jìn)行保存，并在實(shí)施過(guò)程中指導(dǎo)服務(wù)開展，成為落實(shí)服務(wù)管理政策、計(jì)劃的保障和檢驗(yàn)實(shí)施效果的依據(jù)。 文檔管理(Documentation Management)是針對(duì)文檔創(chuàng)建和管理的過(guò)程，用以確保服務(wù)特性、管理政策、計(jì)劃被適時(shí)的、恰當(dāng)?shù)拿枋?，以便控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 以下是文檔管理相關(guān)的一些概念： 受控文檔：指按組織管理要求進(jìn)行審批、登記、分發(fā)并能確保收回、銷毀的文檔。受控文檔需要對(duì)文檔的版本進(jìn)行嚴(yán)格控制，確保文件的 有效性。一般來(lái)說(shuō)這些文檔是長(zhǎng)期使用并始終處于修改和換版狀態(tài)的，如組織的規(guī)章制度。 質(zhì)量文檔：質(zhì)量體系要求的各流程各種類型文件和記錄所要求的形成文件的過(guò)程和程序、要求的記錄，以確保服務(wù)管理的有效計(jì)劃、運(yùn)行和控制，包括以任何形式或類型的媒體作為載體的文件化的服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法、流程、流程控制記錄等。 文檔訪問(wèn)控制：文檔訪問(wèn)控制實(shí)質(zhì)上是對(duì)文檔訪問(wèn)者使用受控文檔的限制，它決定是否允許訪問(wèn)者對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行借閱、更新、發(fā)布等操作。并通過(guò)制度及工具確保只有經(jīng)授權(quán)的用戶，才允許對(duì)相應(yīng)的文檔進(jìn)行相關(guān)操作。 目標(biāo) 文檔管理的目的在提供服務(wù)管理政策、計(jì)劃和方法以及任何與這些相關(guān)的行動(dòng)的憑證，以達(dá)到有效管理和實(shí)施IT服務(wù)的政策和框架這一目標(biāo)。為達(dá)到這一目標(biāo)需要通過(guò)以下幾個(gè)方面來(lái)實(shí)現(xiàn)： (1) 完善組織的質(zhì)量文檔管理，控制和管理與質(zhì)量體系有關(guān)的文檔資料，確保對(duì)質(zhì)量管理體系有效運(yùn)行起重要作用的各個(gè)場(chǎng)所都能得到和使用相應(yīng)體系文檔的有效版本。 (2) 建立不同類型文件和記錄的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、保持、銷毀和控制的程序和職責(zé)。 (3) 滿足組織文檔內(nèi)容管理需求，包括建立組織文檔體系架構(gòu)，規(guī)范組織文檔命名規(guī)則，對(duì)不同類別的文檔的生命周期進(jìn)行分類管理，包括文檔生成、文檔更新、文檔發(fā)布、文檔借閱、文檔銷毀； (4) 完善文檔備份機(jī)制以確保文檔的可用性，并針對(duì)不同類型的文檔進(jìn)行分級(jí)分類的信息管理，文檔訪問(wèn)控制信息、防止信息泄露。 有效的文檔管理可以改善IT服務(wù)提供者的管理難度，推動(dòng)質(zhì)量體系的落地、促進(jìn)各流程工作的開展。 與其他流程的關(guān)系 文檔管理工作是質(zhì)量體系實(shí)施中所不可缺少的一部分，從一定意義上講，ISO 20000的實(shí)施就是制定策略及計(jì)劃，按照計(jì)劃實(shí)施，生成文檔、討論文檔并終確定文檔的一系列過(guò)程。當(dāng)然，ISO 20000實(shí)施絕不是就是“紙上談兵”，這里所說(shuō)的文檔包含的內(nèi)容非常廣泛，其中有很多是服務(wù)管理方針和計(jì)劃、文件化的服務(wù)等級(jí)協(xié)議、方法等，但更加關(guān)鍵的是，這些文檔中還包括流程和流程控制記錄等，當(dāng)具體工作和活動(dòng)執(zhí)行過(guò)后，文檔就成了審計(jì)的憑證。所以，我們可以說(shuō)，文檔管理與ISO 20000各個(gè)流程都息息相關(guān)，其專業(yè)化程度可以是反映整個(gè)ISO 20000管理水平的一個(gè)側(cè)面。 文檔訪問(wèn)控制需按照信息管理流程要求進(jìn)行對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí)，并對(duì)不同分級(jí)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，控制文檔的訪問(wèn)者，確保信息。 活動(dòng)和過(guò)程 1. 文檔分類 文檔分類可從多個(gè)角度進(jìn)行，包括從保存介質(zhì)上的分類、從內(nèi)容上的分類、從使用范圍的分類等。 一般來(lái)說(shuō)，文檔從內(nèi)容上分類可分為管理文檔、技術(shù)文檔；從保存介質(zhì)上分，可分為紙質(zhì)文檔、電子文檔；從使用范圍來(lái)分可分為公開使用、內(nèi)部使用等。 不同的文檔分類方式，對(duì)于文檔管理的意義也是不同的，例如對(duì)文檔內(nèi)容的分類，旨在建立文檔知識(shí)體系架構(gòu)，一方面通過(guò)統(tǒng)一規(guī)劃的文檔架構(gòu)能清晰地對(duì)已有的各個(gè)流程的進(jìn)展情況進(jìn)行管理、跟蹤、審計(jì)，另一方面文檔分類也可指導(dǎo)組織的知識(shí)體系建立，是組織整體管理思路的展現(xiàn)。而從文檔使用范圍的分類則提出了對(duì)文檔訪問(wèn)控制的要求。 2. 文檔控制 受控文檔的審批、發(fā)布、發(fā)放、分發(fā)、更改、保管和作廢過(guò)程中應(yīng)符合信息管理流程的相關(guān)要求。受控文檔應(yīng)做好版本管理，以保證需要文檔者獲得 版本文檔。 (1) 文檔的編寫、審核、批準(zhǔn) 文檔需按文檔編寫規(guī)范進(jìn)行編寫，文檔內(nèi)容在發(fā)布前須經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人審核以規(guī)范文檔格式，確保文檔準(zhǔn)確、恰當(dāng)?shù)孛枋龉芾碚摺⒂?jì)劃，確保文檔內(nèi)容的真實(shí)性。經(jīng)審核的文檔由負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可進(jìn)行發(fā)布。 (2) 文檔發(fā)布 文檔由文檔撰寫/修改者提交，經(jīng)由相關(guān)責(zé)任人批準(zhǔn)后統(tǒng)一、集中的發(fā)布在相關(guān)處所。為使閱覽者得到和使用相關(guān)文檔的有效版本，文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的發(fā)布管理以保證文檔發(fā)布版本的 性。 (3) 文檔的歸檔控制 各類文檔由文檔管理員根據(jù)內(nèi)容、年度、部門等情況定期進(jìn)行歸檔。 (4) 文檔閱覽 組織根據(jù)信息管理流程對(duì)文檔進(jìn)行分級(jí)，對(duì)文檔及文檔的歷史版本進(jìn)行訪問(wèn)控制，設(shè)定各類文檔的訪問(wèn)列表，并通過(guò)工具的使用確保文檔被適當(dāng)保護(hù)的同時(shí)也要方便閱覽者閱覽文檔。 (5) 文檔更改/銷毀 文檔由原文檔編制人或相關(guān)管理人員進(jìn)行修改，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)后進(jìn)行發(fā)布，替換老版本。 紙質(zhì)文檔更改后的文檔按該文檔發(fā)放清單逐次回收更替原文檔；文檔更改除特別批準(zhǔn)外，一律采用以舊換新方法進(jìn)行?；厥瘴臋n的文檔需進(jìn)行統(tǒng)一的保管，機(jī)密文件應(yīng)集中銷毀。 (6) 文檔權(quán)限管理 文檔權(quán)限管理又稱文檔訪問(wèn)控制，各類受控文檔需按照信息管理流程要求進(jìn)行分級(jí)，并對(duì)不同分級(jí)的文檔進(jìn)行權(quán)限管理，控制文檔的訪問(wèn)者，確保信息。文檔權(quán)限管理包括對(duì)文檔閱覽、文檔上載、文檔修改、文檔審批等權(quán)限的集中管理。 (7) 文檔的修訂 文檔不是封閉的、靜止的，隨著業(yè)務(wù)發(fā)展、技術(shù)更新，文檔需要不斷地修訂，保持其有效性，以適應(yīng)不斷變化的管理需求。秉承PDCA的管理理念，對(duì)文檔，特別是質(zhì)量體系文檔提出在規(guī)定時(shí)間內(nèi)至少修訂一次的要求，整理文檔修訂計(jì)劃，檢驗(yàn)落實(shí)情況，督促文檔及時(shí)修訂，確保文檔的有效性。 (8) 制定文檔命名規(guī)范 文檔的規(guī)范化程度反映出文檔管理的水平，規(guī)范化首先需要對(duì)文檔進(jìn)行內(nèi)容分類，概括同類文檔的共同點(diǎn)，以此作為文檔規(guī)范化、模板化的依據(jù)。文檔規(guī)范化、模板化有利于對(duì)文檔進(jìn)行分類管理，通過(guò)經(jīng)驗(yàn)累積分析找出各類文檔的不足之處。文檔命名規(guī)范屬于文檔規(guī)范化的一部分，制定文檔命名規(guī)范需要跟據(jù)組織需求對(duì)文檔進(jìn)行分類，不同類別的文檔使用相應(yīng)的命名規(guī)范，便于文檔的查找，并為文檔的分類管理奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。 流程控制 1. 文檔管理流程的角色定義、職責(zé) (1) 文檔管理員 負(fù)責(zé)管理各類文檔，擬定文檔修訂計(jì)劃，根據(jù)管理要求對(duì)各類文檔進(jìn)行分級(jí)，設(shè)置不同級(jí)別文檔的權(quán)限。組織可根據(jù)自身特點(diǎn)設(shè)一個(gè)或多個(gè)文檔管理員管理文檔。 (2) 文檔審核員 負(fù)責(zé)文檔合規(guī)性管理及審計(jì)。 2. 管理工具 (1) 電子化的文檔管理平臺(tái) 文檔分散為文檔管理帶來(lái)許多問(wèn)題，包括文檔查找、文檔版本控制、文檔管理等。組織建立起文檔管理平臺(tái)后，可通過(guò)集中文檔、統(tǒng)一管理的方式，在平臺(tái)上共享各類工作文檔，提高了文檔的使用頻率，使文檔發(fā)揮出 的效用。完善的備份機(jī)制，全文檢索功能，文檔版本控制的功能，文檔電子審批功能，文檔歸檔功能，信息權(quán)限管理功能等等，為組織提供了、便捷的文檔處理中心，提高了文檔的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。 (2) 制度評(píng)審體制 為保證各類流程管理制度及時(shí)更新，組織須規(guī)范規(guī)章制度建設(shè)活動(dòng)，建立和完善規(guī)章制度體系，制定流程管理制度更新計(jì)劃，定期組織制度評(píng)審會(huì)，對(duì)流程擬新增發(fā)布、修訂、合并及廢止的規(guī)章制度進(jìn)行評(píng)審。制度評(píng)審會(huì)對(duì)流程管理制度的合規(guī)性、合理性、嚴(yán)密性和操作性進(jìn)行評(píng)估，并及時(shí)廢止失效的制度，確保各流程管理制度能及時(shí)優(yōu)化，同時(shí)通過(guò)制度評(píng)審會(huì)，組織內(nèi)部對(duì)各流程管理制度達(dá)成一致的見(jiàn)解，為管理流程的落實(shí)做好鋪墊。 (3) 關(guān)鍵指標(biāo)KPI指標(biāo)的設(shè)置