于檔案保存環(huán)境及人員流動和檔案利用者的重復調用影響，每個檔案在存進時候都會寫入相關數(shù)據,記錄檔案的相關息，存放位置等。在需要檔案時,在系統(tǒng)內進行檢索,獲取檔案的存放位置,入庫取出檔案后,讀取檔案上標簽的息,在系統(tǒng)中做標注(例如檔案的去向,提取人,用途等)。2.2 RFID 技術的應用及其優(yōu)勢RFID 標簽技術是一種非接觸式的自動識別技術,它通過射頻號自動識別目標對象并獲取相關數(shù)據,識別工作無須人工干預。系統(tǒng)設計方案2.1 解決思路:每份檔案袋都有的RFID電子標簽自動批量進行實物的息采集,是保證實物息準確性，完整性的基礎。技術成熟的低頻至超高頻段的RFID 產品,已廣泛應用于供應鏈管理，資產追蹤，智能交通，智能秤重，人員門禁，集裝箱管理,以及物品防偽等多種領域。針對TTi 的實際應用要求,選擇UHF超高頻的無源電子標簽及其讀寫設備(符合ISOB/C 標準),進行適應性匹配選型,以滿足應用于特殊環(huán)境(如:強電磁場，潮濕環(huán)的記錄在系統(tǒng)數(shù)據庫中。遠距離實現(xiàn)檔案全生命周期的快捷,大大減輕了檔案管理人員的勞動強度,提高了工作效率。完成了檔案庫房升級改造，標準檔案室建設。實現(xiàn)了一體化檔案室管理。智能檔案柜的優(yōu)點1，貯存量大:采用懸掛多層回轉擱板,大大增加了有效庫容量。以自動選層柜為例,配12層擱板,每層載3厘米厚度的資料46卷,總庫容量552卷。2，自動:采用電腦聯(lián)網自動控制,實現(xiàn)自動捷徑選層。使用該設備管理文檔資料和物品管理。使檔案管理更加輕松能大幅度的減輕工作人員的勞動強度，操作簡便:工作人員坐在工作臺前,使用電腦裝置控制載物擱板自動回轉運行,直接提取，存放物品。檔案管理輕松化檔案是機構，企，社會組織以及個人從事，經濟，科學，文化等各方面活動直接形成的對和社會有保存價值的歷史記錄,是息資源的重要組成部分。檔案室建設是對檔案重要性的體現(xiàn)。檔案庫房升級改造，標準檔案室建設是對檔案日益重要，檔案智能管理的體現(xiàn)。建設一體化檔案室的問題室是當今社會經濟發(fā)展的重要事情之一。

采用先進技術:利用結構輻射冷暖技術，置換送風技術，混凝土蓄能，太陽能利用，廢熱回收等領先節(jié)能技術,并將之系統(tǒng)化,通過設計及自控系統(tǒng)協(xié)調結合,構成“零能耗”和“低能耗”的建筑系統(tǒng)。采用新型低能耗建筑材料,節(jié)能環(huán)保,低能耗,少污染,多功能。2.館庫建設。館庫內設計自控系統(tǒng),自動調控館庫溫，濕度,自動記錄溫，濕度。庫內采用氮氣置換技術。效應庫外從維護生態(tài)系統(tǒng)的總體觀念出發(fā)。首先有害氣體二氧化硫在選建館館址上要充分考慮到溫室館庫的要植樹種草綠化環(huán)境。要建造節(jié)能型檔案館充分利用自然界抑制害蟲達到無公害治理的目的。
檔案儲存方式。1.紙質檔案的儲存方式。上世紀90年代初,檔案管理部門制定頒布了直列式檔案密集架行業(yè)標準,使檔案密集架的制造進一步規(guī)范化，標準化。密集架在檔案行業(yè)中的廣泛應用,密集儲存成為檔案實體的主要儲存方式,節(jié)約空間,儲存量大。隨著科學技術的發(fā)展進步,檔案載體形式多樣化,現(xiàn)代檔案裝具也有了長足發(fā)展,材質也不局限于木質,廣泛使用金屬，塑料等,品種更齊全,功能更專業(yè)。
是檔案密集架產品不斷推陳出新,出現(xiàn)了側拉式密集架，電動密集架，自能密集架等,產品不斷向多樣化，現(xiàn)代化，自能化，人性化方向發(fā)展,產品產量和生產工藝都得到不斷提高。檔案館藏數(shù)量急劇增加,對檔案裝具空間的使用效率提出了更高的要求,密集儲存設備在各級檔案部門得以廣泛推廣使用。2.數(shù)字檔案儲存方式。光盤，磁帶必須保存在沒有強電磁場的環(huán)境中,存放在具有防磁，防火。繁育現(xiàn)代檔案裝具重要的變化之一案密集架的出現(xiàn)及迅速普及伴隨技術的發(fā)展和用戶需求的更新防盜等特點的抗磁性的柜或密集。
珍貴的檔案文件可放在金屬盒內保存。由電系統(tǒng)方面發(fā)展而來的,后者是廣電系統(tǒng)方面發(fā)展至今的。今后隨著4C技術發(fā)展將有可能使智能建筑的通自動化系統(tǒng)統(tǒng)一。CAS是保證網，計算機網等通網的息互通及建筑物內的語言和圖案等傳輸正常。二，智能檔案館的數(shù)字化構建設計樓宇自動化系統(tǒng)的主要目的在于將建筑內各種機電設備的息進行分析，歸類，處理，判斷。架內采用優(yōu)化的控制手段,對各系統(tǒng)設備進行集中和管理。使保護環(huán)境中的雜散磁場強度低于1奧斯特。